代垫费是指客户应该支付的费用，但由于考虑与客户的关系和方便处理业务，由一方先行垫付。这种情况常见于运费。例如销售商品时，若运费需客户支付，可以先行垫付。会计处理为借：应收账款（包括商品款项和运费），贷：主营业务收入和应交税费。代垫运费则记入银行存款。
代垫费用的定义与操作
代垫费用指的是在某种交易或合作中，原本应由客户承担的费用，出于与客户的关系考虑以及业务处理的便利，由一方先行支付该笔费用。这种情况在物流运费方面尤为常见。例如，当销售商品时，若运费是由客户支付，但为了简化流程，公司选择先行垫付。
在财务处理上，这种代垫行为会进行如下记录：
代垫费用分录示例
1. 初始记录代垫费用
借：应收账款（这里包括了销售商品的款项以及垫付的运费）
贷：主营业务收入
应交税费——应交增值税（销项）
银行存款（代表所垫支的运费）
操作细节说明
应收账款：代表客户未支付的款项，其中包括商品费用和垫付的运费。
主营业务收入：记录销售商品所得的收入。
应交税费——应交增值税（销项）：表示销售商品应缴纳的增值税。
银行存款：代表公司账户中因垫付运费而产生的支出。
通过上述分录，公司先行支付的费用得到了合理的账务记录，同时保持了与客户的良好合作关系，方便了业务操作的流程。
