填制原始凭证时需要注意以下几点:
一、真实性问题
填制原始凭证的经济内容和金额必须真实可靠,不得歪曲或弄虚作假,也不能随意估计数字。这是保证凭证有效性的基础。
二、内容完整性
各种凭证的内容必须逐项填写齐全,不得遗漏。手续要完备,经办业务的有关部门和人员要认真审查并签名盖章。凭证的内容如果不全,就不能作为经济业务的合法证明,也不能作为有效的会计凭证。
三、填制规范
1. 凭证的填写必须清晰、规范。原始凭证要用蓝色笔书写,字迹清楚、规范。
2. 书写格式要标准,合计的小写金额前应加注币值符号。大写金额的规则也要严格遵守,如不得连笔书写,有分后面不加整字等。
3. 阿拉伯数字的使用也要规范,如应一个一个地写,不得连笔写。人民币符号与阿拉伯数字金额之间不得留有空白。
四、禁止涂改
凭证一旦填制,不得随意涂改、刮擦或挖补。如填写错误需要更正时,必须按照规定的划线更正法进行更正,并加盖经手人印章。提交银行的各种结算凭证上的数字大小写一律不得更改。
五、特殊业务处理
对于经有关部门批准办理的某些特殊业务,应将批准的文件作为原始凭证的附件。若批准文件需要单独归档,应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
六、其他注意事项
一式几联的原始凭证应注明各联的用途,只能以一联作为登记账簿的依据。作废的凭证应加盖“作废”戳记,并连同存根一同保存。发生销货退回时,退款时必须取得对方的收款收据或汇款银行的汇出凭证,不得以退货发票代替收据。职工公出借款收据必须附在记账凭证上,收回借款时应另开收据或退还借据副本,不得退还借款收据。这些规定都是为了确保凭证的真实性和有效性。