处理原始凭证时需注意多个要点。包括原始凭证必备内容、外来和自制凭证的要求、金额填写、一式几联凭证的处理、销货退回、职工借款、上级批准的经济业务、凭证错误处理、凭证外借与遗失、记账凭证与原始凭证的关系、收付款项的凭证处理以及重要凭证的保管等。必须严格遵守规定,确保凭证的真实、合法、有效。
处理原始凭证的要点
一、凭证内容完整性
原始凭证作为会计事务的基石,其内容的完整性至关重要。原始凭证必须包含名称、填制日期、填制单位及填制人姓名,同时要有经办人员的签名或盖章。还需注明接受凭证的单位名称、经济业务的内容以及数量、单价和金额等。
二、外来凭证与自制凭证的处理
外来原始凭证如发票、收据等,必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用章,并具备税务或有权监制部门的专用章。个人提供的凭证,需有填制人的签名及住址、身份证号码。对于自制凭证如入库单、领料单等,必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章。
三、金额与实物凭证的要求
涉及金额的原始凭证,大写与小写金额必须一致。购买实物的凭证,必须有验收证明;支付款项的凭证,则需收款单位和收款人的证明。
四、多联凭证的处理
对于一式多联的原始凭证,应明确各联用途,仅能以其中一联作为报销凭证。使用双面复写纸套写,并连续编号。作废的凭证需加盖“作废”戳记,与存根一同保存。
五、特殊业务处理
如发生销货退回,除填制退货发票外,还需有退货验收证明。退款时,需取得对方的收款证明等文件。职工因公借款的借据需附在记账凭证后,退款时需另开收据或退还借据副本。
六、审批与错误处理
经济业务需经上级批准,批准文件应作为凭证附件。如凭证出现错误或无法辨认,不得涂改;未入账的凭证需退回更正,并加盖单位公章。违反财经纪律的凭证应拒绝受理,对违法乱纪的行为需扣留凭证并报告领导处理。
七、凭证保管与借用
原始凭证不得外借。其他单位如需使用,经领导批准可复制。向外单位提供的复制件需登记,并由双方签名或盖章。丢失的原始凭证,需取得相关证明并经领导批准后作凭证。
八、记账凭证与原始凭证的关联
记账凭证必须附有原始凭证并注明张数。原始凭证应折叠、粘贴整齐。涉及几张记账凭证的原始凭证,可附于主要凭证后,其他凭证注明编号或附复印件。对于共同负担的支出,需开具分割单进行结算。更正或调账的凭证可不附原始凭证,但需说明调整事项。收付款项的凭证需加盖“收讫”、“付讫”戳记。
九、其他注意事项
对于数量较多的原始凭证,如收、发料单等,可单独装订;重要凭证如经济合同、存出保证金收据等,应另行登记保管,并在相关凭证上相互注明日期和编号。