会计原始凭证处理指南
一、原始凭证的基本内容
原始凭证是会计工作的基石,其内容包括:凭证名称、填制日期、填制单位及填制人姓名,经办人签名或盖章,接受凭证单位名称,详细的经济业务内容,以及数量、单价和总金额。
二、外来原始凭证的处理
外来凭证如发票、收据等,必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用章,且套印税务部门或有权监制部门的专用章,同时有填制人员的签名或盖章。从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名和盖章,同时写明住址,必要时注明身份证号码。
三、自制原始凭证的处理
对于入库单、领料单等自制原始凭证,必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章。
四、关于金额和实物的凭证
凭证中涉及金额,无论大小写,必须一致。购买实物的凭证,必须有实物验收证明。支付款项的凭证,需有收款单位和个人的收款证明。
五、多联凭证及作废处理
一式多联的原始凭证应注明各联用途,仅能以其中一联作为报销凭证。使用双面复写纸套写,并连续编号。作废的凭证需加盖“作废”戳记,与存根一同保存,不得撕毁。
六、销货退回及退款处理
发生销货退回时,除填写退货发票,还需有退货验收证明。退款时,需取得对方的收款收据或汇款银行凭证,以及主管税务机关的证明单,不得仅以退货发票代替收据。
七至十、关于特定情况的处理
职工因公借款的借据需附在记账凭证后。经上级批准的经济业务,应将批准文件作为凭证附件。发现凭证错误或无法辨认时,不得涂改,未入账的凭证应退回更正,已入账的凭证不得抽出,需以正确凭证更正。原始凭证不得外借,如其他单位需使用,经领导批准可复制。丢失外来凭证时,需取得原填制单位盖章证明或由当事人写出详细情况,经领导批准后代作凭证。一般情况下,记账凭证必须附有原始凭证并注明张数。涉及几张记账凭证的原始凭证可附在主要凭证后,其他凭证注明编号或附复印件。对于涉及几个单位的共同支出,应开具原始凭证分割单进行结算。更正错误或结账、调账的凭证可以不附原始凭证,但需说明调整事项。收款后的凭证需加盖“收讫”、“付讫”戳记。附在记账凭证后的原始凭证应整齐折叠、粘贴。对于小于记账凭证的凭证,如票据等,可粘贴在同样大小的粘贴单上。数量较多的原始凭证可单独装订并注明相关信息。重要凭证如经济合同、存出保证金收据等应另行保管并登记。
十一至十三、关于凭证管理的细节要求:在处理收付款项的记账凭证后的原始凭证必须加盖收讫付讫戳记;附在记账凭证后的原始凭证需要整齐折叠粘贴;对于较小的原始凭证要粘贴在专门的粘贴单上;对于大量原始凭证如收、发料单等可单独装订保管并注明相关信息;重要的原始凭证如经济合同等应另行编制目录单独登记保管并在相关凭证上相互注明日期和编号。