询证函的主要作用是作为证明材料，证明某件事的真实性。它可以帮助事实当事人证明自己的权利和义务，有效保护当事人的合法权益，并收集和记录有关事实的证据，为可能的纠纷提供证明。询证函应具有明确的内容，包括起草方、被询证方、被询证信息、签发日期和期限等，以确保有效保护当事人的权益。其目的在于获取事情的真实性，确定事实、证明条件或权利义务关系，并作为具有法律效力的证据，用于以后的司法审判。询证函可以以书面或电子形式发出，电子询证函需当事人确认或认可以确保其真实性和有效性。
询证函在各类事务中扮演着至关重要的角色，其主要功能与目的可细分为以下几点：
一、作为证明材料的真实性质
询证函的首要功能是证明某件事的真实性。它作为一种书面证明，为事实的当事人提供了有力的证据支持，有助于证明自身的权利和义务，从而有效地保护当事人的合法权益不受侵害。
二、收集与记录事实证据
询证函不仅能够用于证明某件事的真实性，同时也可用于收集和记录与事实相关的证据。这些证据在后续的纠纷处理中将会发挥重要作用，为相关当事人提供有力的证明。
三、明确与详尽的内容构成
询证函的内容构成十分明确和详尽，其中包括起草方、被询证方、被询证信息、签发日期和期限、有效期限以及回复的方式等。这些内容的明确性确保了询证函的效力，为当事人提供有效的法律保护。
四、电子与书面形式的灵活性
询证函可以以书面或电子的形式发出。对于电子询证函，为了确保其真实性和有效性，通常需要当事人的确认或认可。
五、具备法律效力的证明
询证函具有法律效力，可作为证明某一事实的有效证据。它在司法审判过程中具有重要的举证责任，被视为有力的司法证据。值得注意的是，只有经过当事人签字确认的询证函才具有法律效力。
询证函的作用与目的在于验证事实的真实性，保护双方权益，收集事实证据，并以书面形式或电子形式灵活发出，具备法律效力的证明。
