备用金冲销会计分录的写法有两种情况：一是单独收回资金，会计分录为借：银行存款（或现金）贷：其他应收款--备用金（或备用金）；二是在报销时直接冲销部分备用金，会计分录为借：管理费用（或其他科目）贷：其他应收款--备用金（或备用金）。如果备用金需要减少，可以通过这两种方式进行处理。
当企业需要对备用金进行冲销时，可以采用两种方式：单独收回资金方式和报销时直接冲销部分备用金。以下是具体的会计分录写法。
一、单独收回资金方式的会计分录
当选择通过单独操作来收回部分或全部备用金时，会计分录如下：
借：银行存款（或现金）
贷：其他应收款——备用金
这意味着企业从某个账户（如银行存款或现金）中收到了之前作为备用金的资金，并将其记入“其他应收款——备用金”的贷方，完成冲销。
二、报销时直接冲销部分备用金的会计分录
当员工使用备用金进行报销，并冲销部分备用金时，会计分录如下：
借：管理费用（或其他相关科目）
贷：其他应收款——备用金
这里，“管理费用”等科目代表因报销产生的成本或支出，“其他应收款——备用金”的贷方记录表示冲销的备用金金额。
以您提供的例子来说，如果原来核定的备用金为50000元，现在改为40000元，那么差额10000元可以通过上述的任一方式进行冲销。无论是选择单独收回资金还是通过报销来冲销，核心会计分录的写法是一致的，只是触发场景不同。
本文详细描述了两种备用金冲销的方式及其相应的会计分录写法。通过单独收回资金或报销时直接冲销，企业可以有效地管理其备用金账户。在实际操作中，企业应根据自身情况和需要选择合适的冲销方式，并确保会计分录的正确处理，以维护企业的财务准确性和合规性。
