员工领取备用金时填写了借款单并做“其他应收款”入账。报销时，如报销金额小于借支金额，需交回借支余款并开收款收据，凭证包括报销发票和收款收据；如报销金额大于借支金额，则凭实际报销单据入账并补付现金，无需另开收据。关注公众号得讯会计了解更多会计实务问题。
当员工需要使用备用金进行业务支出并需要报销时，会涉及到两种常见情况，针对这两种情况的收据写法也有所不同。
情况一：报销金额小于借支金额
当员工提交的报销金额小于其之前借支的备用金金额时，员工需要交回借支的余额。此时，财务应开出收款收据，明确注明“收回XX人X月X日借支余款”，并标注收回的现金具体金额。这张收款收据将与报销发票等凭证一起，作为重要的原始凭证，用于后续的会计处理。
具体的会计分录为：
借：管理费用（实际报销数）
借：库存现金（差额）
贷：其他应收款--XX员工（原借支数）
情况二：报销金额大于借支金额
当员工提交的报销金额大于其之前借支的备用金时，表示员工有额外的支出需要报销。这种情况下，财务可以直接凭实际报销单据入账，补付的现金则无需另开收据。
具体的会计分录为：
借：管理费用（实际报销数）
贷：其他应收款--XX员工（原借支数）以及库存现金（差额）
以上详细解答了员工领了备用金并已做账后，来报销时如何写收据的问题。希望对您有所助益。若想了解更多关于会计实务的操作和税收实务问题，不妨关注“得讯会计”公众号，进入会计实务交流群，与同行免费交流答疑。
