公司免费使用员工车辆需要签订车辆租赁合同或协议。私车公用发生的费用可以在企业所得税前列支，但需要满足一定条件，如租赁合同中的费用承担、取得发票等。无偿使用存在税务风险，租赁协议中应明确费用承担。可列支的汽车费用包括汽油费、过路过桥费、停车费，不可列支的费用包括车辆保险费、维修费、车辆购置税等。
当公司决定免费使用员工的车辆时，是否签订协议成为一个需要考虑的关键问题。一般来说，为了确保双方的权益和责任明确，签订相关的租赁合同或协议是非常必要的。这不仅有助于规范双方的行为，还能在出现争议时提供法律依据。
一、为何需要签订协议？
1.明确权责：协议中应明确双方的权利和义务，包括使用车辆的范围、时间、员工的使用限制等，这样可以避免后续可能出现的纠纷。
2.税务处理：由于涉及到私车公用，税务处理变得复杂。签订协议可以明确税务处理的规则，确保双方都知道税务方面的责任。
3.合规性：为了避免公司陷入法律风险，签订协议是一种合规性的体现，确保公司的操作符合法律法规。
二、私车公用税前列支的条件是什么？
私车公用发生的费用可以在企业所得税前列支，但需要满足以下条件：
1.签订租赁合同：公司与员工之间必须签订正式的租赁合同。
2.费用承担约定：租赁合同中应明确约定使用个人汽车所发生的费用由公司承担。
3.发票凭证：租赁支出和承担的费用必须能够取得正规的发票，员工取得租金时可以向税务机关申请代开发票。
4.费用归属明确：费用支出必须是使用汽车直接产生的，如汽油费、过路过桥费、停车费等。而车辆保险费、维修费、车辆购置税、折旧费等不属于可在所得税前列支的费用。
公司免费使用员工车辆时，签订相关的租赁合同或协议是至关重要的。这不仅有助于明确双方的权利和责任，还能确保税务处理的合规性，降低公司的法律风险。在签订协议时，双方应详细约定各项条款，确保满足私车公用税前列支的条件。
