私车公用时，企业应遵循市场规律支付租赁费，凭合法有效凭据准予税前扣除。职工报销的汽油费应纳入职工福利费管理范畴。个人承担的车辆购置税等不得税前扣除。企业应与私家车主签订书面协议，明确费用报销与用车补贴标准。私车公用费用报销需有书面备案登记、出车记录及车主签字确认。
一、引言
随着企业的发展和业务的需要，越来越多的企业职工选择使用自己的私家车为企业服务。这种情况下，企业需要对私车公用的费用进行合理处理，以确保合规并充分利用税收优惠政策。本文将详细解答私车公用如何做账的问题。
二、私车公用的会计处理
1.租赁费用的处理：当企业职工将私人车辆提供给企业使用时，企业应按照独立交易原则支付合理的租赁费。企业应凭合法有效的租赁费凭据进行税前扣除。
2.报销费用的处理：企业为职工报销或支付的汽油费、汽油补贴应纳入职工福利费管理范畴，并按照税收规定进行扣除。这意味着企业可以在一定范围内为职工报销相关费用，并享受相应的税收优惠。
3.不可税前扣除的费用：对应由个人承担的车辆购置税、折旧费以及车辆保险费等不得税前扣除。这些费用应由个人承担，企业不得将其纳入报销范围。
三、私车公用的报销规范
为了确保私车公用的费用报销合规，企业需要遵循以下规范：
1.明确适用范围：企业应明确哪些岗位、哪些员工适用私车公用，并进行书面备案登记。避免将私车公用的费用报销与全员性的交通补贴混同。
2.签订用车协议：与适用私车公用的员工签订用车协议，明确双方的权利和义务。这有助于解答关于变相发放交通补贴的质疑。
3.出车记录管理：企业应专门登记私车公用的出车记录，包括每次出车的时间、往返地点、公里数、车牌号以及所办事由等，并由车主签字确认。
4.费用报销标准：协议中应明确费用报销与用车补贴的支付标准与形式。直接费用由员工凭发票据实报销。例如，油费可根据运行公里数及油耗标准报销，过桥过路费、停车费则根据出车记录进行报销。
四、总结
通过遵循以上规范，企业可以合理处理私车公用的账务问题，确保合规并充分利用税收优惠政策。同时，企业与车主之间的合作关系也得到了明确和规范，有助于减少纠纷和误解。
