报销费用用借款来冲减时，出纳需要记账。员工借款时，会计分录为借：其他应收款贷：现金。报销时，根据采购物品的用途确定科目，如管理费用，固定资产等，会计分录为借：(相应科目)贷：其他应收款。如有现金多退少补，通过现金科目核算。用工资冲减借款的凭证记账方式是在发放工资时，借：应付职工薪酬贷：其他应收款。出纳需要详细记录这些交易，以确保账目清晰。
在企业的财务流程中，报销费用用借款来冲减的情况十分常见。出纳在此类操作中扮演着关键角色，确实需要进行相应的记账工作。
出纳记账的具体操作：
1.当员工发生借款时，出纳需要记录“其他应收款”的贷方账目和现金的借方账目，明确借款的金额和借款人。
2.当员工完成报销并用以冲减借款时，出纳需根据采购物品的用途确定科目，比如“管理费用”或“固定资产”等。在记账时，会记录“其他应收款”的借方账目和相应的科目贷方账目，实现借款的冲减。
3.如果在报销过程中有现金的多退少补，出纳需要通过现金科目进行核算，确保账务的准确。
关于用工资冲减借款的记账方式：
对于用工资来冲减借款的情况，出纳需要特别注意。在计提工资时，操作与平常无异。但在发放工资时，会涉及到一个变化，即需要记录“应付职工薪酬”的借方账目和“其他应收款”的贷方账目，实现用工资冲减借款的操作。
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