定额备用金制度下，部门或工作人员报销备用金时，需按核定的定额填写借款凭证并一次性领出全部定额现金。报销时，凭发票等相关凭证，出纳员将报销金额补充原定额，保证部门或工作人员持有的现金达到核定的限额。例如，大成公司维修科报销购买零配件费用后，出纳员补给现金，使其备用金达到核定数额。会计处理时，会计编制付款凭证，涉及现金账户的借贷方记录。关注公众号可了解更多会计实务问题。
一、定额备用金制度概述
定额备用金是单位对内部部门或工作人员根据实际工作需要核定的现金数额，保证其经常保持这一核定数额。该制度旨在方便部门或工作人员进行零星开支和采购。
二、报销流程
1.填写借款凭证：使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金。
2.凭相关凭证报销：使用备用金后，需凭发票或其他原始凭证到财务部门报销。
3.会计处理：会计人员应编制现金付款凭证，记录报销金额。
4.出纳员支付现金：出纳员根据付款凭证，将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员。
三、实例说明
以大成公司维修科为例，当其备用金只剩下400元时，若报销800元，会计编制付款凭证，出纳员会补给现金800元，使其备用金恢复到1200元。若维修科实际支付了1400元，且经办人员垫付了200元，报销时出纳员需支付1400元，在支付垫付款200元后，备用金再次恢复到1200元。
四、注意事项
在定额备用金制度下，只有当撤销定额备用金或调换经办人时，才需要全部交回备用金。购买货物应交由仓库保管员验收入库，确保财务记录的准确性。
定额备用金制度下的报销流程明确，确保了部门或工作人员在零星开支和采购时的便捷性，同时也保证了单位现金管理的规范性和效率。
