差旅费的会计分录包括借出、报销和钱不够时的分录。借出时，会计分录为借：其他应收款——某人贷：库存现金。报销时，根据实际花费情况，分别处理全部花完、有剩余现金和钱不够的情况，会计分录涉及库存现金和管理费用——差旅费、其他应收款等科目。此外，差旅费报销需遵循报销原则，如预算控制、事前申请、标准制定等。借支规定包括前账不清、后账不借的原则，以及借支额度的核定和还款要求。
一、借出时的会计分录
当员工出差需要预先借支差旅费时，会计分录如下：
借：其他应收款——某人
贷：库存现金
表示公司暂时借出的现金，作为其他应收款项，等待员工报销时再进行结算。
二、报销时的会计分录
员工出差回来后，根据实际花费进行报销。
1.全部花完的情况
借：管理费用——差旅费
贷：其他应收款——某人
表示员工报销的差旅费已经用于支付出差期间的各项费用，公司应收的款项相应减少。
2.有剩余现金的情况
借：库存现金管理费用——差旅费
贷：其他应收款——某人
表示员工报销后还有剩余现金，这部分现金需要退还给员工，同时确认差旅费用的支出。
3.钱不够的情况
借：管理费用——差旅费
贷：库存现金其他应收款——某人
表示员工实际花费超过预借款项，需要公司补发部分费用。此时，公司需用库存现金补足差额。
三、借支规定
关于差旅费的借款和报销，还有一些额外的规定需要注意：
1.实行“前账不清、后账不借”的原则，员工在还清之前的借款前不能再次借支差旅费。
2.借支额度根据员工已批准的出差申请进行审核，并有一定的限额规定。例如国内长途出差最高不超过4000元/人次。
3.员工需在出差返回后的5个工作日内完成报销冲账，否则将从其薪资中扣除。这些规定确保了差旅费管理的规范性和透明性。
差旅费的会计分录涉及多个环节和细节处理，包括预借、报销和借支规定等。在实际操作中，财务部门需严格按照相关制度执行，确保会计处理的准确性和合规性。
