注册会计师可以采用否定式函证，主要适用于固有风险和控制风险评估为低水平、涉及大量较小的账户余额、预期不存在大量错误等情况。否定式函证只要求被询证者在不同意询证函列示信息时回函。这种方法适用于获取来自审计客户以外的比较客观的审计证据。
注册会计师在进行审计工作时，可以采用否定式函证作为审计方法的一种。否定式函证，也称为消极式函证，主要适用于以下情况：
一、适用情况
1.固有风险和控制风险评估为低水平：这意味着审计环境相对稳定，出现错误的几率较小。
2.涉及大量较小的账户余额：在涉及众多小额账户的情况下，否定式函证能够高效地进行审计。
3.预期不存在大量的错误：在预期大部分账目无误的情况下，采用否定式函证更为合适。
4.没有理由相信被询证者不认真对待函证：当确信被询证者会认真对待并反馈询证函时，否定式函证更为适用。
二、函证的基本形式
函证是注册会计师向第三方发出信函，以询问某些事项或确认某些账户金额的审计方法。这是一种获取来自审计客户以外的客观证据的有效途径。函证的基本形式包括肯定式函证和否定式函证。
三、函证方式的选择
选择函证方式时，需要考虑债务人的情况。
1.当个别账户的欠款金额较大或有理由相信欠款会存在争议、差错等问题时，采用肯定式函证更为合适。
2.当债务人符合以下多个条件时，可以选择采用否定式函证：相关内部控制有效、预计差错率低、欠款金额小的债务人数量很多，且注册会计师有理由确信大多数被函证者能认真对待询证函并对不正确的情况予以反馈。
注册会计师在采用否定式函证时，需要综合考虑审计环境、账户特点以及债务人的情况，以做出更为合适的审计决策。
